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Digitales Geschäftsrisiko und virtuelle Datensicherheit
Das Thema Datensicherheit und Viren-Schutz sollte für Unternehmer und Selbstständige ein wichtiger Betriebsfaktor sein und besondere Beachtung finden. Gewissenhafte Vorbereitung, die Einhaltung temporärer Sicherheitsfunktionen und eine abschließende Nachbearbeitung der zu archivierenden Geschäftsdaten sind unabdingbare Maßnahmen für einen funktionierenden Geschäftsbetrieb. Der Verlust oder ungeschützte Umgang von und mit sensiblen Kundendaten kann weitreichende Konsequenzen für die eigene Ausübung der Selbstständigkeit bedeuten.

Neben der Einhaltung persönlicher Aspekte gilt es auch dem Gesetzgeber gegenüber Vorschriften einzuhalten, wie zum Beispiel die geregelten Archivierungsfristen von Rechnungen, Belegen oder diverser Geschäftskommunikation. Durch Änderungen der Akzeptanz von digitalen Belegen müssen diese speziell gesichert und auf Anforderung vorgelegt werden. Ein Systembefall durch Viren oder Datendiebstahl und vor allem Missbrauch kann zu einem tätigkeitszerstörenden Super-GAU mit unabsehbaren und weitreichenden Folgen führen. Für den Anti Virus Schutz eigener und fremder Daten gibt es viele Möglichkeiten und einige wirkungsvolle Maßnahmen im Umgang mit der EDV.

Gewissenhafte Vorsorge und Informationsbeschaffung
Für eine sorgfältige Vorbereitung zu Beginn der Selbstständigkeit und der Einrichtung der EDV ist der Faktor Datenschutz und Prävention sehr wichtig. Der effektivste Sicherheitsring wird erzielt, wenn dieser von Anfang an errichtet wird, also noch bevor der Umgang mit Geschäfts- und Kundendaten stattfindet. Ein aktuelles und unbenutztes Rechnersystem ist Basis der Sicherheitsmaßnahmen. Für das Arbeiten mit dem Internet ist ein mit "Sicherheitsschlüsseln" und "Firewall" ausgestatteter Router Pflicht. Für zusätzlichen Schutz vor Datenmissbrauch und Virenbefall gibt es viele nützliche Virenscanner. Dabei gilt es auch zu beachten, dass der Anbieter Softwareupdates zur Verfügung stellt. Nur ein aktuelles Anti-Virenprogramm kann wirkungsvollen Schutz gewährleisten. Eine externe Speichereinheit/Festplatte bietet einem zudem die Möglichkeit, Back-ups des kompletten Systems zu speichern. So kann im Notfall der Istzustand eines bestimmten Zeitpunktes wiederhergestellt werden.

Routinen im laufenden Geschäftsbetrieb
Die Basis für einen sicheren Umgang mit Daten und Programmen stellt die Bereitstellung nötiger Funktionalitäten dar. Der richtige Umgang und die Pflege dieser Maßnahmen ist wie die regelmäßige Wartung von Maschinen. Die Virenschutzsoftware sollte regelmäßig Computersystem und Dateien überprüfen und ebenso nach eigenen Versionsupdates suchen. Back-ups und Synchronisation der internen Festplatten auf ein externes Medium können bei den meisten Anbietern oder Programmen voreingestellt werden. Ein komplettes, wöchentliches Update und eine im Hintergrund funktionierende Synchronisation von bereits existierenden Dateien sind sinnvoll. Betriebssysteme wie Windows 7 und MAC OS bieten diese Funktionen an, welche man nach eigenem Bedarf einstellen kann.

Neue Möglichkeiten durch "Cloud-Angebote"
Viele Firmen aus Technologie und Kommunikation bieten inzwischen die Speicherung von Kundendateien an. Sinn und Zweck liegen einerseits bei einer einfachen Nutzung von Dateien auf verschiedenen Endgeräten wie zum Beispiel Desktop-Computer und Mobiltelefon. Ein stationärer Dateiabgleich über Kabel wird somit ersetzt. Ein weiterer Einsatzzweck ist die Auslagerung von komplexen Datenmengen zu Back-up-Zwecken. Die Datentransfergeschwindigkeit über Internet ist inzwischen so schnell, dass auch große Dateien archiviert werden können. Vorteil, wie auch Nachteil, können dabei die Auslagerung an fremde Server sein. Die Daten sind nicht mehr in eigener unmittelbarer Nähe und werden fremd verwaltet. Positiv an dieser Form des Back-ups ist die hochprofessionelle Sicherheit, mit welcher die Kundendaten verwaltet werden. Ein Übergriff von Viren und Malware auf ebenfalls verwaltete und benachbarte Dateien anderer Kunden wäre für den Anbieter nicht Sinn der Sache. Diese Form des digitalen Outsourcings ist wohl mit die sicherste Variante, wichtige Daten zu schützen.

Der wichtigste Faktor für den richtigen Umgang mit sensiblen Daten ist jedoch der User selbst. Ein selbstständiger Unternehmer oder Freiberufler sollte sich im Klaren sein, welche Dateien er verwaltet. Welche Kundendaten sind wichtig für den Betrieb, auf welche kann er verzichten. Vorsorglich sollte er sich im gesetzlichen Rahmen, Nutzungsbedingungen von Kundenspezifikationen schriftlich bestätigen lassen. Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist, im Idealfall geschäftliche und private Nutzung auf separate Computer zu verteilen.